Bankgeschäfte: Überweisungen, Bargeldabhebungen und Übergabe an Kasse mit Beleg, soweit nicht vom Kassenwart übernommen
Zusammen mit den anderen Vorständen: Bewerbungsverfahren und –gespräche
Unfallanzeigen (Meldung an gesetzliche Unfallversicherung, Vordrucke und Merkblatt siehe Vordruckordner im Kindergarten)
Ersthelfer-Ausbildung: alle zwei Jahre Folgefortbildungen von einem Tag, BGW (Tel.Nr. München Prävention 089/35096-4600) übernehmen Kosten, Fortbildungen unter www.bgw.de (Prävention, Ersthelfer), Fortbildungen werden nur für Erwachsene bezuschusst
Vergütungsvereinbarungen mit Praktikanten, Aushilfen in Zusammenarbeit mit Personalvorstand
Bei neuen Kindern/ in Absprache mit dem Kassenwart: Kontrolle der Zahlungen von Vereinsbeitrag (Einzahlung auf Vereinskonto Nummer 660725881), ggf Foto und Geschenkegeld
Erstellen der Bescheinigungen über Elternbeiträge des vorhergehenden Jahres fürs Finanzamt bzw. den Arbeitgeber (jeweils pro Familie), Berechnung und Übersicht mit Excel-Sheet (siehe Muster des jeweils vorhergehenden Jahres, Dateipfad „Eltern\Bescheinigungen für Eltern bzw. Arbeitgeber“)
Monatlich
Bankgeschäfte: Prüfung des Eingangs der Beitragszahlungen und der übrigen Kontobewegungen
Buchhaltung: Laufende Aktualisierung der Kontoblätter je Konto in Software Lexware Finanzmanager per Download der Kontodaten.
Abgleich und Kategorisierung aller Buchungen. Achtung: Keine neuen Kategorien anlegen, wenn nicht unbedingt nötig. (Knuddelmonster-Laptop)
Januar
Jahresabschluss des vorhergehenden Jahres erstellen (Finanzmanager), ausdrucken und im Belegeordner (Kassenwart) als letzte Seite (31.12.) ablegen.
Kalkulation erstellen und Elternbeiträge überprüfen
Verwendungsnachweis EKI-Förderung gegenüber oRB vorbereiten (Formulare kommen im Januar/Februar automatisch per Email von der Stadt München)
Vorlage Verwendungsnachweis (XLS) direkt nach Erhalt an Personal- und Orgavorstand weiterleiten zur Bearbeitung des Sachberichts im VWN.
Besuch Infoabend KKT zum Antragswesen des laufenden Jahres
Februar
Alle drei Jahre: Steuererklärung vorbereiten (2009-2011 erledigt, 2012-2014 bis 31.05.2015 abgeben, Nichtveranlagungs-Bescheinigung gültig bis 31.12.2016, neue NV-Bescheinigung bzw. Bescheid über Körperschaftsteuerbefreiung nach Erhalt von Finanzamt bei HypoVereinsbank einreichen, damit kein Kapitalertragsteuerabzug bei Zinsen vorgenommen wird)
Antrag auf Endabrechnung BayKiBiG: Muss aus KiBiG.web freigegeben werden (macht KiBiG.web-Beauftragter -> kontrollieren!), aber auch im Original noch unterzeichnet und versendet werden.
März
15. März: Abgabetermin EKI-Förderung oRB nach Kalenderjahr 01.01.-31.12., zum Teil Abgabe bis Februar wegen U3-Kindern
Verwendungsnachweis vergangenes Jahr
April
Bayerisches Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung: Formular mit Stichtag Anfang/Mitte April (wird jedes Jahr neu festgelegt) ausfüllen – Formulare werden zugeschickt
Mai
31.05. – alle drei Jahre: Abgabetermin Steuererklärung (siehe Februar)
Verträge mit neuen Eltern abschließen
Kontrolle Zahlungseingang Kaution und Aufnahmegebühr, Aktualisierung des Excel-Sheets „Kautionen“) – Aufnahmegebühr wird bei Geschwisterkindern nicht erhoben
Bei Zahlung der Beiträge durch Sozialbürgerhaus: Ausstellen der „Bescheinigung einer Kindertagesstätte“ (Vorlagen siehe Ordner „Eltern“)
Juni
Elternbeiträge und laufende Kosten aufgrund des neuen Zuschussbescheides überprüfen und evtl. berichtigen
Buchungsbelege für kommendes Kindergartenjahr abschließen (aktuelle KKT-Vorlage als Muster nehmen), evtl. Ergänzungsvereinbarungen bei Kindern unter drei Jahren ab September abschließen
Juli
Kalkulation überprüfen, Kontrolle Einnahmen/Ausgaben, evtl. Antrag auf Nachtragshaushalt bei der Stadt stellen
August
Buchhaltungs-, Kassen- und Rechnungsprüfung durchführen lassen: zwei neutrale Prüfer aus der Elternschaft (am besten mit passendem berulichen Hintergrund StB. o.ä.) + Finanzvorstand
Vorbereiten Finanzbericht für Entlastung des Vorstands auf der Mitgliederversammlung im September
Kautionen bei ausscheidenden Kindern zurückzahlen (Aktualisierung des Excel-Sheets „Kautionen“)
ggf. restliche Buchungsbelege BayKiBiG für kommendes Kindergartenjahr abschließen
September
Mitgliederversammlung auf Bauernhofwochenende (Vorbereitung aktuelle Kalkulation, Buchhaltung, Bericht zur Entlastung Vorstand, Vorstandswahl etc.)
Oktober
Überprüfung Haushalt
Überweisung Mitgliedsbeitrag an Haus am Schuttberg e.V. (Übersicht und Kontoverbindung siehe Ordner „Bank“, Klarsichthülle ganz vorne)
Hinweis geben: Beitragsentlastung Kann-Schulkinder im letzten Kindergartenjahr: Antrag bis 31.01. einzureichen (siehe 150./151. Newsletter unter Dateipfad „BayKiBiG\Newsletter“)
Zusenden Datenblatt mit neuen Vorständen an KKT und Stadt München (an letztere auch Registerauszug)
November
Formloser Antrag auf Abschlagszahlung für das kommende Haushaltsjahr an oRB – oRB sendet Erinnerung (Muster siehe jeweils Vorjahr im Ordner „Verwendungsnachweise“)
Dezember
Alle Rechnungen anfordern und bezahlen
Höhe der Elternbeiträge überprüfen
Jahresabschluss vorbereiten
Kopie der MVV-Fahrkarten von Zuzana wegen Fahrtkostenzuschuss (Abheften beim Verwendungsnachweis für das entsprechende Jahr)