Finanzvorstand

Chronologische Übersicht

Nach Bedarf

  • Bankgeschäfte: Überweisungen, Bargeldabhebungen und Übergabe an Kasse mit Beleg, soweit nicht vom Kassenwart übernommen
  • Zusammen mit den anderen Vorständen: Bewerbungsverfahren und –gespräche
  • Unfallanzeigen (Meldung an gesetzliche Unfallversicherung, Vordrucke und Merkblatt siehe Vordruckordner im Kindergarten)
  • Ersthelfer-Ausbildung: alle zwei Jahre Folgefortbildungen von einem Tag, BGW (Tel.Nr. München Prävention 089/35096-4600) übernehmen Kosten, Fortbildungen unter www.bgw.de (Prävention, Ersthelfer), Fortbildungen werden nur für Erwachsene bezuschusst
  • Vergütungsvereinbarungen mit Praktikanten, Aushilfen in Zusammenarbeit mit Personalvorstand
  • Bei neuen Kindern/ in Absprache mit dem Kassenwart: Kontrolle der Zahlungen von Vereinsbeitrag (Einzahlung auf Vereinskonto Nummer 660725881), ggf Foto und Geschenkegeld
  • Erstellen der Bescheinigungen über Elternbeiträge des vorhergehenden Jahres fürs Finanzamt bzw. den Arbeitgeber (jeweils pro Familie), Berechnung und Übersicht mit Excel-Sheet (siehe Muster des jeweils vorhergehenden Jahres, Dateipfad „Eltern\Bescheinigungen für Eltern bzw. Arbeitgeber“)

Monatlich

  • Bankgeschäfte: Prüfung des Eingangs der Beitragszahlungen und der übrigen Kontobewegungen
  • Buchhaltung: Laufende Aktualisierung der Kontoblätter je Konto in Software Lexware Finanzmanager per Download der Kontodaten.
  • Abgleich und Kategorisierung aller Buchungen. Achtung: Keine neuen Kategorien anlegen, wenn nicht unbedingt nötig. (Knuddelmonster-Laptop)

Januar

  • Jahresabschluss des vorhergehenden Jahres erstellen (Finanzmanager), ausdrucken und im Belegeordner (Kassenwart) als letzte Seite (31.12.) ablegen.
  • Kalkulation erstellen und Elternbeiträge überprüfen
  • Verwendungsnachweis EKI-Förderung gegenüber oRB vorbereiten (Formulare kommen im Januar/Februar automatisch per Email von der Stadt München)
  • Vorlage Verwendungsnachweis (XLS) direkt nach Erhalt an Personal- und Orgavorstand weiterleiten zur Bearbeitung des Sachberichts im VWN.
  • Besuch Infoabend KKT zum Antragswesen des laufenden Jahres

Februar

  • Alle drei Jahre: Steuererklärung vorbereiten (2009-2011 erledigt, 2012-2014 bis 31.05.2015 abgeben, Nichtveranlagungs-Bescheinigung gültig bis 31.12.2016, neue NV-Bescheinigung bzw. Bescheid über Körperschaftsteuerbefreiung nach Erhalt von Finanzamt bei HypoVereinsbank einreichen, damit kein Kapitalertragsteuerabzug bei Zinsen vorgenommen wird)
  • Antrag auf Endabrechnung BayKiBiG: Muss aus KiBiG.web freigegeben werden (macht KiBiG.web-Beauftragter -> kontrollieren!), aber auch im Original noch unterzeichnet und versendet werden.

März

  • 15. März: Abgabetermin EKI-Förderung oRB nach Kalenderjahr 01.01.-31.12., zum Teil Abgabe bis Februar wegen U3-Kindern
    • Verwendungsnachweis vergangenes Jahr

April

  • Bayerisches Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung: Formular mit Stichtag Anfang/Mitte April (wird jedes Jahr neu festgelegt) ausfüllen – Formulare werden zugeschickt

Mai

  • 31.05. – alle drei Jahre: Abgabetermin Steuererklärung (siehe Februar)
  • Verträge mit neuen Eltern abschließen
  • Kontrolle Zahlungseingang Kaution und Aufnahmegebühr, Aktualisierung des Excel-Sheets „Kautionen“) – Aufnahmegebühr wird bei Geschwisterkindern nicht erhoben
  • Bei Zahlung der Beiträge durch Sozialbürgerhaus: Ausstellen der „Bescheinigung einer Kindertagesstätte“ (Vorlagen siehe Ordner „Eltern“)

Juni

  • Elternbeiträge und laufende Kosten aufgrund des neuen Zuschussbescheides überprüfen und evtl. berichtigen
  • Buchungsbelege für kommendes Kindergartenjahr abschließen (aktuelle KKT-Vorlage als Muster nehmen), evtl. Ergänzungsvereinbarungen bei Kindern unter drei Jahren ab September abschließen

Juli

  • Kalkulation überprüfen, Kontrolle Einnahmen/Ausgaben, evtl. Antrag auf Nachtragshaushalt bei der Stadt stellen

August

  • Buchhaltungs-, Kassen- und Rechnungsprüfung durchführen lassen: zwei neutrale Prüfer aus der Elternschaft (am besten mit passendem berulichen Hintergrund StB. o.ä.) + Finanzvorstand
  • Vorbereiten Finanzbericht für Entlastung des Vorstands auf der Mitgliederversammlung im September
  • Kautionen bei ausscheidenden Kindern zurückzahlen (Aktualisierung des Excel-Sheets „Kautionen“)
  • ggf. restliche Buchungsbelege BayKiBiG für kommendes Kindergartenjahr abschließen

September

  • Mitgliederversammlung auf Bauernhofwochenende (Vorbereitung aktuelle Kalkulation, Buchhaltung, Bericht zur Entlastung Vorstand, Vorstandswahl etc.)

Oktober

  • Überprüfung Haushalt
  • Überweisung Mitgliedsbeitrag an Haus am Schuttberg e.V. (Übersicht und Kontoverbindung siehe Ordner „Bank“, Klarsichthülle ganz vorne)
  • Hinweis geben: Beitragsentlastung Kann-Schulkinder im letzten Kindergartenjahr: Antrag bis 31.01. einzureichen (siehe 150./151. Newsletter unter Dateipfad „BayKiBiG\Newsletter“)
  • Zusenden Datenblatt mit neuen Vorständen an KKT und Stadt München (an letztere auch Registerauszug)

November

  • Formloser Antrag auf Abschlagszahlung für das kommende Haushaltsjahr an oRB – oRB sendet Erinnerung (Muster siehe jeweils Vorjahr im Ordner „Verwendungsnachweise“)

Dezember

  • Alle Rechnungen anfordern und bezahlen
  • Höhe der Elternbeiträge überprüfen
  • Jahresabschluss vorbereiten
  • Kopie der MVV-Fahrkarten von Zuzana wegen Fahrtkostenzuschuss (Abheften beim Verwendungsnachweis für das entsprechende Jahr)